Czy w BIP można publikować skany dokumentów? | Blog InspiracyjnyBIP

W praktyce najważniejsze jest nie to, czy dokument ma postać skanu, ale czy jego treść jest dostępna, czytelna i możliwa do odczytania także przez osoby korzystające z technologii wspomagających, na przykład czytników ekranu.

Czy urząd ma obowiązek publikować skany?

W wielu przypadkach nie ma obowiązku publikowania skanu dokumentu tylko po to, aby pokazać pieczątkę, podpis albo układ papierowego pisma. Znacznie ważniejsze jest udostępnienie treści dokumentu w formie cyfrowej, którą można wyszukać, skopiować i odczytać na różnych urządzeniach.

To oznacza, że zamiast skanu często lepiej opublikować dokument przygotowany bezpośrednio z pliku źródłowego, na przykład jako poprawnie zapisany plik PDF lub jako treść HTML na stronie BIP.

Dlaczego same skany mogą być problemem?

Skan dokumentu jest w wielu przypadkach po prostu obrazem. Człowiek widzi tekst, ale komputer bardzo często nie rozpoznaje jego treści. Taki plik może być trudny albo wręcz niemożliwy do odczytania przez osoby niewidome i słabowidzące.

Dodatkowo skany bywają niewyraźne, krzywo zapisane, zbyt ciężkie, źle wyglądają na telefonach i utrudniają szybkie znalezienie konkretnej informacji. To szczególnie ważne wtedy, gdy w BIP publikowane są ogłoszenia, regulaminy, zarządzenia, przetargi, nabory albo informacje dla mieszkańców.

Kiedy publikacja skanu może być uzasadniona?

Są sytuacje, w których skan dokumentu ma sens. Dotyczy to na przykład dokumentów archiwalnych, historycznych, odręcznie podpisanych materiałów o znaczeniu dowodowym albo dokumentów, które istnieją wyłącznie w postaci papierowej.

Nawet wtedy warto pamiętać, że najlepiej nie poprzestawać wyłącznie na skanie. Dobrym rozwiązaniem jest dodanie obok niego wersji tekstowej, opisu treści albo pliku po OCR, czyli po rozpoznaniu tekstu ze skanu.

Jak publikować dokumenty w BIP poprawnie?

Najbezpieczniej przyjąć prostą zasadę: jeśli da się opublikować dokument jako normalny tekst lub dostępny cyfrowo plik, trzeba wybrać właśnie taką formę. Skan powinien być raczej wyjątkiem niż standardem.

• jeśli dokument powstał elektronicznie, publikuj go z pliku źródłowego, a nie jako wydruk i skan,
• jeśli publikujesz PDF, zadbaj, aby zawierał prawdziwy tekst, a nie tylko obraz,
• jeśli dokument jest skanem, dodaj opis lub wersję tekstową,
• unikaj publikacji nieczytelnych załączników o dużym rozmiarze,
• sprawdzaj, czy plik można zaznaczyć, przeszukiwać i odczytać na telefonie.

Co z podpisem i pieczątką?

Wiele urzędów nadal publikuje skany, ponieważ chcą pokazać podpis, pieczątkę albo wygląd oryginału. To zrozumiałe, ale w większości codziennych publikacji najważniejsza jest treść informacji, a nie obraz dokumentu.

Jeżeli urząd chce zachować dodatkowo obraz oryginału, można opublikować skan jako materiał uzupełniający, ale główna informacja powinna być przedstawiona w formie dostępnej cyfrowo.

Czy skan w BIP może naruszać zasady dostępności?

Tak, może. Jeżeli urząd opiera publikację wyłącznie na skanie, który nie ma rozpoznanego tekstu, nie ma opisu i nie da się go odczytać narzędziami wspomagającymi, pojawia się realny problem z dostępnością cyfrową.

To oznacza, że użytkownik może formalnie wejść na stronę BIP, ale faktycznie nie uzyska dostępu do informacji. A przecież właśnie o realny dostęp do treści chodzi w BIP.

Jakie błędy zdarzają się najczęściej?

• publikowanie skanów zamiast normalnych dokumentów, choć urząd ma plik źródłowy,
• dodawanie skanów bez OCR,
• zamieszczanie niewyraźnych albo obróconych plików,
• brak opisu załącznika i brak informacji, czego dotyczy dokument,
• publikowanie kilku stron skanu jako jednego ciężkiego pliku,
• umieszczanie ważnych informacji tylko w obrazie bez tekstu na stronie.

Jak wygląda dobra praktyka w BIP?

Dobra praktyka jest prosta. Najpierw należy zadać sobie pytanie, czy odbiorca bez problemu odczyta treść dokumentu. Jeśli odpowiedź brzmi nie, forma publikacji powinna zostać poprawiona.

W nowoczesnym BIP warto dążyć do tego, aby najważniejsze informacje były dostępne bez otwierania trudnych załączników. Dobrze działa model, w którym na stronie znajduje się krótki opis sprawy, a pod nim dopiero poprawnie przygotowane załączniki.

Co wybrać zamiast skanu?

Najlepsze rozwiązania to:

• treść opublikowana bezpośrednio w HTML na stronie BIP,
• dostępny cyfrowo plik PDF wygenerowany z dokumentu elektronicznego,
• plik tekstowy lub edytowalny, jeśli jego publikacja jest dopuszczalna,
• skan uzupełniony o wersję tekstową lub opis zawartości.

Podsumowanie

W BIP można publikować skany dokumentów, ale nie powinny one być podstawowym sposobem udostępniania informacji. Sam skan często nie zapewnia wygody, czytelności ani dostępności cyfrowej.

Najlepsza zasada jest prosta: jeśli dokument można opublikować jako prawdziwy tekst lub dostępny cyfrowo plik, należy zrobić właśnie tak. Skany warto traktować jako rozwiązanie dodatkowe, a nie podstawowe. Dzięki temu BIP będzie bardziej nowoczesny, zgodny z wymaganiami i po prostu wygodniejszy dla mieszkańców.

Wskazówka dla urzędów i administratorów BIP

Przed publikacją każdego załącznika warto sprawdzić trzy rzeczy: czy dokument jest czytelny, czy da się wyszukać w nim tekst i czy użytkownik z telefonu lub czytnika ekranu będzie mógł bez problemu zapoznać się z jego treścią. Jeśli nie, dokument przed publikacją warto poprawić.