Jak prowadzić BIP? Praktyczny poradnik dla redaktora Biuletynu Informacji Publicznej
Jak prowadzić BIP, aby informacje były łatwe do znalezienia, aktualne i publikowane przez właściwe osoby? Zacznij od uporządkowania pracy: uruchom stronę Biuletynu Informacji Publicznej, wyznacz redaktorów, przygotuj dane instytucji i zaplanuj menu. Dalej podpowiadamy, co publikować i jak dbać o biuletyn na co dzień.
W InspiracyjnymBIP stroną biuletynu i jego treścią zarządzasz przez panel InspiracyjnyAdmin. Możesz poznać system w trakcie bezpłatnego testu i krok po kroku przygotować BIP swojej instytucji.
1. Uruchom BIP i testuj go bezpłatnie przez 30 dni
Na początek uruchom bezpłatny, 30-dniowy test InspiracyjnegoBIP. Możesz zapoznać się z wyglądem biuletynu i sprawdzić, jak publikuje się informacje w panelu CMS, zanim zdecydujesz się na dalsze korzystanie z usługi.
InspiracyjnyBIP łączy stronę BIP, panel do zarządzania treścią, hosting, bazę danych, adres strony i certyfikat SSL. Nie musisz osobno przygotowywać każdego z tych elementów. Możesz skupić się na tym, co najważniejsze: informacjach o swojej instytucji.
2. Utwórz konta redaktorów BIP
Zastanów się, kto będzie odpowiadał za prowadzenie biuletynu. W małej jednostce może to być jedna osoba. W większej warto podzielić pracę między kilku redaktorów, na przykład według działów lub rodzaju publikowanych informacji.
Dla każdej osoby przygotuj osobne konto w InspiracyjnymAdminie. Ułatwi to organizację pracy i ustalenie, kto wprowadził daną informację do biuletynu. Wyznacz również osobę, która będzie sprawdzać aktualność opublikowanych informacji oraz przyjmować materiały od pozostałych pracowników.
3. Wprowadź dane swojej jednostki
Zanim zaczniesz publikować dokumenty, uzupełnij podstawowe informacje o podmiocie: jego pełną nazwę, adres, dane kontaktowe, status prawny, zakres działania i strukturę organizacyjną. Przygotuj informacje o kierownictwie oraz sposobie załatwiania spraw.
To fundament użytecznego BIP. Mieszkaniec, rodzic, przedsiębiorca czy osoba składająca wniosek powinni łatwo ustalić, z jaką instytucją mają do czynienia, czym się ona zajmuje i jak się z nią skontaktować. Zakres danych dopasuj do rodzaju jednostki i jej obowiązków. Jeżeli dopiero ustalasz, czy Twoja jednostka powinna prowadzić biuletyn, przeczytaj kto ma obowiązek prowadzenia BIP. Art. 6 ustawy o dostępie do informacji publicznej wskazuje rodzaje informacji publicznych dotyczących podmiotów zobowiązanych.
4. Zbuduj czytelne menu i zacznij publikować treści
Menu BIP powinno odpowiadać temu, czego szukają użytkownicy. Zamiast tworzyć wiele niejasnych kategorii, zacznij od prostego układu, na przykład:
- O podmiocie;
- Organizacja i kierownictwo;
- Jak załatwić sprawę;
- Rejestry i ewidencje;
- Majątek i finanse;
- Kontakt.
To przykładowy układ menu. Dodaj do niego działy wynikające z działalności i obowiązków Twojej instytucji. Nazwy kategorii powinny mówić mieszkańcom, co w nich znajdą.
W panelu InspiracyjnyAdmin możesz przygotowywać strony i porządkować je w menu BIP. Przy publikacji zadbaj o zrozumiałe tytuły, aktualną treść i odpowiednie oznaczenie informacji. Jeśli zamieszczasz pliki, nadaj im czytelne nazwy i sprawdź, czy odbiorca może zapoznać się z ich zawartością. Ustawa wymaga między innymi wskazania podmiotu udostępniającego informację, osób odpowiedzialnych za jej treść i wprowadzenie oraz czasu wytworzenia i udostępnienia. Szczegóły określa art. 8 ust. 6 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Co trzeba publikować w BIP? Najważniejsze rodzaje informacji
Nie istnieje jedna identyczna lista dokumentów dla szkoły, urzędu, biblioteki i spółki komunalnej. Zakres publikacji zależy od rodzaju podmiotu i przepisów, które go dotyczą. Poniższe rodzaje informacji wynikają z ustawy; to, jakie konkretne dane należy opublikować, zależy od działalności danego podmiotu:
- Informacje o podmiocie – jego status lub forma prawna, organizacja, przedmiot działalności i kompetencje.
- Informacje o osobach sprawujących funkcje – dane o organach i kierownictwie oraz ich kompetencjach, w zakresie przewidzianym przepisami.
- Zasady działania – w szczególności sposób przyjmowania i załatwiania spraw, jeśli podmiot takie sprawy prowadzi.
- Informacje o rejestrach i ewidencjach – gdy są prowadzone, wraz z zasadami dostępu do zawartych w nich danych.
- Informacje o majątku publicznym – odpowiednie do majątku, którym podmiot dysponuje.
- Sposób uzyskania informacji nieopublikowanych w BIP – informacja dla użytkownika, jak może wystąpić o pozostałe informacje publiczne.
To punkt wyjścia wynikający przede wszystkim z art. 6 i 8 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Przed publikacją trzeba sprawdzić również przepisy dotyczące własnej instytucji. Przykładowo art. 20 ust. 1b ustawy o samorządzie gminnym nakazuje publikować nagrania obrad rady gminy w BIP i na stronie gminy. Samo prowadzenie BIP przez szkołę czy bibliotekę nie oznacza obowiązku nagrywania ich zebrań.
Pamiętaj też, że BIP nie zastępuje obsługi wniosków o informację publiczną. Informacja, której nie udostępniono w biuletynie ani w portalu danych, co do zasady jest udostępniana na wniosek. Wynika to z art. 10 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Publikuj treści czytelne i dostępne
Dobrze prowadzony BIP powinien pomagać znaleźć informację bez znajomości struktury Twojej instytucji. Stosuj zrozumiałe nagłówki, krótkie nazwy dokumentów i opisowe linki. Przed publikacją sprawdź też, czy treść i załączniki są dostępne dla osób korzystających z technologii wspomagających. Więcej o tym przeczytasz na stronie dostępność BIP i WCAG.
Prowadzenie BIP to również aktualizowanie informacji
Uruchomienie biuletynu jest początkiem pracy. Wyznacz osoby odpowiedzialne za poszczególne działy i ustal, kiedy informacje mają trafiać do publikacji. Gdy zmieni się kierownictwo, numer telefonu, sposób załatwiania spraw albo dokument dotyczący działalności jednostki, sprawdź, czy wymaga to aktualizacji BIP.
Pomaga prosta zasada: publikuj na bieżąco i regularnie przeglądaj już opublikowane strony. Dzięki temu biuletyn pozostaje przydatny dla mieszkańców i osób korzystających z usług instytucji.
Nie musisz uczyć się prowadzenia BIP samodzielnie
InspiracyjnyAdmin został przygotowany z myślą o redaktorach, którzy chcą dodawać strony i dokumenty bez znajomości programowania. A jeśli pojawi się pytanie o obsługę systemu lub organizację pracy w biuletynie, możesz skorzystać z pomocy eksperta przy prowadzeniu BIP. Ekspert wyjaśni obsługę systemu, a informacje publikuje redaktor Twojej instytucji.
InspiracyjnyBIP powstał z doświadczenia w prowadzeniu biuletynu
Na koniec chcę podzielić się osobistą historią. Nazywam się Stanisław Stadnicki, prowadzę firmę WebInspiracje. Przez pięć lat odpowiadałem za Biuletyn Informacji Publicznej w jednym z urzędów. W tym czasie opublikowałem setki informacji i dobrze poznałem codzienną pracę redaktora BIP.
Szybko zauważyłem, że moi współpracownicy niechętnie samodzielnie dodawali treści. Nie brakowało im wiedzy o sprawach, którymi się zajmowali. Obawiali się obsługi programu i tego, że przez pomyłkę opublikują coś nieprawidłowo. Gdy mogli, przekazywali materiały mnie, żebym zrobił to za nich.
Rozumiałem ich. System, z którego korzystaliśmy, był trudny w obsłudze. Przy jego projektowaniu zabrakło spojrzenia osoby, która na co dzień pracuje w urzędzie i musi szybko znaleźć dokument, poprawić informację albo dodać nową stronę.
Kiedy zakończyłem pracę na tym stanowisku, postanowiłem stworzyć BIP, którego sam chciałbym wtedy używać. Taki, w którym redaktor wie, co zrobić, i nie boi się kliknąć „Publikuj”. Tak powstał InspiracyjnyBIP. Opinie osób, które z niego korzystają, pomagają nam rozwijać system i upraszczać codzienną pracę.
Moja myśl od początku była prosta: prowadzenie BIP nie powinno budzić strachu. Powinno być zrozumiałe i wygodne, żeby można było skupić się na rzetelnym publikowaniu informacji.
Chcesz sprawdzić, jak to wygląda w praktyce? Przetestuj InspiracyjnyBIP bezpłatnie przez 30 dni. Poznaj panel redaktora i zobacz, jak możesz zorganizować publikację informacji w swojej instytucji.