Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) to urzędowy publikator internetowy, w którym każdy może sprawdzić, jak działają instytucje wykonujące zadania publiczne, jak załatwić w nich sprawę oraz jak gospodarują majątkiem publicznym. Obowiązek prowadzenia BIP dotyczy przede wszystkim urzędów i jednostek publicznych, ale może obejmować także inne organizacje i podmioty. O tym, czy trzeba prowadzić BIP, decyduje charakter działalności i przepisy, a nie sama nazwa instytucji.
Kto ma obowiązek prowadzenia BIP?
Podstawę stanowi ustawa o dostępie do informacji publicznej. Wskazuje ona władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne jako zobowiązane do udostępniania informacji. Te podmioty mają również obowiązek publikowania określonych informacji we własnych stronach BIP. Ustawowe wyliczenie ma charakter otwarty, dlatego nie da się przygotować jednej, zamkniętej listy wszystkich instytucji zobowiązanych do prowadzenia biuletynu.
Zobacz art. 4, 8 i 9 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Urzędy i organy władzy publicznej
BIP prowadzą organy administracji państwowej i samorządowej oraz obsługujące je urzędy. W praktyce są to między innymi ministerstwa, urzędy wojewódzkie, urzędy gmin i miast, starostwa powiatowe oraz urzędy marszałkowskie. Obowiązek obejmuje również inne organy władzy publicznej, w tym sądy.
Jednostki organizacyjne państwa i samorządu
BIP prowadzą także podmioty reprezentujące państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne oraz osoby prawne. Wśród typowych przykładów znajdują się publiczne szkoły i przedszkola, biblioteki, domy kultury oraz ośrodki pomocy społecznej. Jednostki te powinny ustalić własny zakres obowiązków informacyjnych. Sama publikacja ich danych na stronie BIP urzędu gminy lub powiatu nie zawsze wystarczy do wykonania obowiązku utworzenia własnej strony BIP.
W praktyce zdarza się, że jednostka organizacyjna samorządu publikuje informacje wyłącznie w BIP urzędu gminy lub powiatu, zakładając, że nie potrzebuje własnej strony BIP. Art. 9 ust. 2 ustawy nakazuje podmiotom zobowiązanym tworzenie własnych stron BIP. Warto więc zapewnić jednostce wyraźnie oznaczoną stronę BIP i dostęp do dotyczących jej informacji.
Podmioty wykonujące zadania publiczne lub dysponujące majątkiem publicznym
Obowiązek może dotyczyć również podmiotu spoza urzędu, jeśli wykonuje zadania publiczne lub dysponuje majątkiem publicznym. Ustawa obejmuje ponadto określone osoby prawne, w których Skarb Państwa lub wskazane w przepisie podmioty samorządowe mają pozycję dominującą. Przykładem wymagającym oceny na tej podstawie może być spółka komunalna.
W tej grupie szczególnie ważna jest indywidualna ocena. Nie każda prywatna firma ani każda organizacja pozarządowa musi prowadzić BIP. Trzeba ustalić, jakie zadania wykonuje dany podmiot, jakim majątkiem dysponuje i jakie informacje publiczne posiada. Sam fakt współpracy z urzędem nie daje odpowiedzi na wszystkie te pytania.
Samorządy zawodowe, organizacje reprezentatywne i partie polityczne
Ustawa wymienia też organy samorządów gospodarczych i zawodowych. Osobno wskazuje reprezentatywne organizacje związkowe i organizacje pracodawców w rozumieniu przepisów o Radzie Dialogu Społecznego oraz partie polityczne. Określenie „reprezentatywne” ma tu znaczenie: przepis nie wymienia w ten sposób każdej organizacji związkowej i każdej organizacji pracodawców.
Czy każda fundacja, szkoła niepubliczna lub firma musi mieć BIP?
Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich takich podmiotów. O obowiązku nie przesądza samo to, czy organizacja jest prywatna, prowadzi działalność gospodarczą albo otrzymała dotację. Znaczenie ma przede wszystkim wykonywanie zadań publicznych, dysponowanie majątkiem publicznym oraz zakres posiadanych informacji publicznych. Wątpliwe przypadki warto ocenić na podstawie sposobu działania konkretnego podmiotu i przepisów dotyczących jego działalności.
Co należy publikować w BIP?
Zakres publikacji zależy od rodzaju instytucji, ale ustawa wskazuje między innymi informacje o:
- statusie prawnym, organizacji i kompetencjach podmiotu;
- osobach pełniących funkcje oraz zakresie ich kompetencji;
- sposobie przyjmowania i załatwiania spraw;
- prowadzonych rejestrach i zasadach dostępu do zawartych w nich danych;
- majątku publicznym, którym podmiot dysponuje;
- sposobie uzyskania informacji publicznych, których nie opublikowano w BIP.
Przy publikowaniu trzeba też odpowiednio oznaczać informacje, w tym wskazywać podmiot udostępniający, osoby odpowiedzialne za treść i wprowadzenie informacji oraz daty jej wytworzenia i udostępnienia. Szczegółowy zakres obowiązkowej publikacji wynika z art. 8 w powiązaniu z art. 6 ustawy oraz, w określonych sprawach, z przepisów szczególnych. Ustawa o dostępie do informacji publicznej, art. 6 i 8.
Czy zwykła strona internetowa zastępuje BIP?
Sama strona internetowa nie wystarczy tylko dlatego, że zawiera informacje o instytucji. Podmiot zobowiązany powinien utworzyć własną stronę Biuletynu Informacji Publicznej, spełniającą wymagania przewidziane dla BIP.
Ustawa dopuszcza wykorzystanie udostępnianego centralnie systemu albo innego systemu teleinformatycznego. Adres strony BIP należy również przekazać do wykazu prowadzonego na stronie głównej Biuletynu.
BIP nie wyczerpuje przy tym wszystkich sposobów dostępu do informacji publicznej. Jeśli informacji nie opublikowano w biuletynie, może ona podlegać udostępnieniu na wniosek. Dlatego ważne jest zarówno prowadzenie aktualnej strony BIP, jak i wskazanie, w jaki sposób można uzyskać pozostałe informacje publiczne.
Czy każdy BIP musi zawierać nagrania sesji?
Nie. Obowiązek transmitowania i nagrywania obrad oraz udostępniania nagrań dotyczy rad gmin i miast, rad powiatów oraz sejmików województw. Art. 20 ust. 1b ustawy o samorządzie gminnym wymaga publikacji nagrań obrad rady w BIP i na stronie gminy. Prowadzenie BIP przez szkołę czy bibliotekę nie oznacza obowiązku nagrywania ich zebrań.
Podsumowanie
BIP muszą prowadzić przede wszystkim organy władzy publicznej, urzędy oraz państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne. Obowiązek obejmuje także wskazane w ustawie samorządy, organizacje i partie polityczne, a w określonych sytuacjach również inne podmioty wykonujące zadania publiczne lub dysponujące majątkiem publicznym.
Jeśli nie masz pewności, czy Twoja instytucja powinna prowadzić BIP, zacznij od trzech pytań: jakie zadania wykonuje, czy dysponuje majątkiem publicznym i jakie informacje publiczne posiada? To punkt wyjścia do ustalenia zakresu jej obowiązków.
Przygotowujesz biuletyn dla swojej instytucji? Dowiedz się, jak uruchomić BIP, albo przetestuj InspiracyjnyBIP bezpłatnie przez 30 dni.